10 dicas essenciais para assinaturas de e-mail

assinatura-de-email 13 de agosto de 2013 39 Comentários Postado por Guilherme Raminho

Durante sua vida empresarial e/ou acadêmica, você irá constantemente trocar e-mails.
Sendo com professores, outros acadêmicos, ou empresários.

Mas você se pergunta, para que eu preciso de uma assinatura? Qual a importância dela?

Com a assinatura o destinatário terá outras formas de entrar em contato com você. Além de que nela, você poderia ter informações sobre empresa e o cargo em que trabalho ou universidade e sua graduação. Dando uma maior credibilidade a seu e-mail.

Com isso, é necessário que sua assinatura de e-mail não seja exagerada, grande e poluída visualmente, além de evitar que caia na caixa de spam.

Para isso, siga essas dicas essências na hora de criar sua assinatura de e-mail ou fazer um padrão de assinatura para sua empresa.

1. Evite ao máximo o uso de imagens

Mas caso deseja utilizar, use uma única imagem e hospede-a em algum lugar – como no Minus. E com isso, você vai evitar que seu e-mail seja enviado cheio de imagens em anexo.

2. Não utilize negrito, itálico, fontes coloridas ou cores diferentes

Com isso, sua assinatura fica muito poluída visualmente, além de ficar deselegante.

3. Evite usar fontes diferenciadas

Fonte

Prefira utilizar a fonte padrão do e-mail. Com isso você evita que algum domínio de e-mail não reconheça sua fonte, e sua assinatura perca a formatação.

4. Evite colocar muitos números de telefone

Escolha no máximo dois números. Por exemplo: Telefone fixo | Telefone celular. Ou apenas o número principal.

5. Delimitadores

Para separar o e-mail da assinatura o indicado é utilizar o ’ — ‘. E para separar informações dentro da assinatura utilize ‘ | ’ ou ‘ / ’.

6. Deixe a assinatura o mais simples possível

Tente utilizar de 4 a 5 linhas no máximo. Use os delimitadores para condensar as informações e arruma-las da melhor maneira possível.

7. Não utilize frases motivacionais ou religiosas

Elas podem ser mal interpretadas e não é todo mundo que irá ter a mesma opinião ou gostar de coisas do tipo.

8. Utilize seus perfis de mídia social apenas quando apropriado e necessário

Não é aconselhável utilizar um perfil que é usado para assuntos pessoais e postagens descontraídas quando tiver tratando de negócios de uma empresa ou algum outro assunto sério por exemplo.

9. Meio de comunicação

Coloque o Skype, Gtalk, e outros programas de comunicação apenas se você os utiliza diariamente e irá aceitar quem te adicionar.

10. Link de assinatura

Para disponibilizar algum link na assinatura, como o site da sua empresa ou o currículo Lattes. Opte por links curtos. Para isso utilize algum encurtador de link.

Algumas observações importantes:

Teste a assinatura antes de começar a utilizá-la, para saber se está bem formatado. Todo domínio de e-mail tem a opção de guardar uma assinatura padrão para que não precise montá-la toda vez que escrever um e-mail. E com isso editá-la no corpo do e-mail caso seja necessário.

Para finalizar, um exemplo de assinatura simples:

Nome Sobrenome

Cargo/Curso | Empresa/Universidade | Site/Currículo

Telefone: (xx)xxxx-xxxx | (xx)xxxx-xxxx

E-mail: email@email.com

Skype: idSkype

 

Fonte: http://www.mediconerd.com/2010/01/14-dicas-para-criar-uma-assinatura-de-e.html

Sobre - Guilherme Raminho

Mineiro do Vale do Aço, Guilherme de Oliveira Raminho, mais conhecido como “Ramin”, é Graduando em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Viçosa. É também Gerente de Projetos da Empresa Junior No Bugs, Coordenador de Programação da Semana de Informatica e Assessor de Comunicação do InternEJ. Além de torcedor do Cruzeiro, Guilherme é um nerd que gosta de ler e sempre estar aprendendo mais sobre assuntos diversificados.

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39 Comentários

  1. Caroline disse:

    Me ajudou muito!!!!! muito obrigado!

  2. Angela disse:

    Qual e acor certa p/ compor uma assinatura de e-mail de trabalho ?

    • Guilherme Raminho disse:

      Angela, normalmente é utilizado o preto ou um cinza não tão escuro e nem muito claro. Ou se preferir pode utilizar a cor padrão que o servidor do e-mail seta como padrão.

  3. Rubem Moreira disse:

    Guilherme, sobre a questão das imagens na assinatura de e-mail, não entendi o que quis dizer sobre “hospedar as imagens em algum outro lugar”, desculpe-me, mas sou leigo no assunto.

    Neste caso, depois de hospedar a imagem que eu quero, como seria este processo para essa mesma imagem aparecer na assinatura dos e-mails que eu enviar?

    • Guilherme disse:

      Rubem,

      Essa parte, seria pegar a imagem que você deseja por na assinatura, e colocar ela em algum servidor ou hospedagem externa online. Aí com isso você iria na parte de criar assinatura, e tem a opção inserir imagem, nela você colocaria a url da imagem direcionada ao servidor onde ela está. Com isso, quando você enviasse algum email, e a imagem fosse junto, ela não iria como anexo.

  4. ANDRÉ disse:

    Bom dia,

    É correto colocar a Visão e Missão da empresa na assinatura de e-mail?

    Obrigado!

    • João Paulo disse:

      Olá André, tudo certo?
      Olha, missão e visão são diretrizes que as empresas devem disseminar entre seus colaboradores. Ninguém de fora precisa saber que a missão da Google, por exemplo, é: “Organizar as informações do mundo e torná-las mundialmente acessíveis e úteis”. O que é realmente importante, é entregar uma proposta de valor que condiz com a razão da sua existência (missão). A Google cumpre sua missão sem sair ao mundo anunciando qual ela é.

      De modo análogo com a visão. O que sua empresa quer, quem deve saber e lutar por aquilo são seus próprios colaboradores. Eu, cliente, não quero saber disso! 🙂

      Espero ter ajudado. Abraços.

  5. Ilson disse:

    Boa Tarde

    É correto deixar a assinatura habilitada, para ser enviada junto a “resposta” de determinado email? Ou devo utiliza-la apenas para o envio principal?

    • Guilherme disse:

      Ilson, não existe problema em deixar a assinatura habilitada na resposta. Boa parte das pessoas utilizam desse jeito.

      Pois o próprio email, depois da primeira resposta, normalmente oculta essa parte repetida, e assim a pessoa teria de clicar para visualizar.

  6. jose washington disse:

    Muito bom, simples e prático.

  7. Demetrio disse:

    Guilherme.
    boa tarde
    porque colocar email na assinatura se já esta sendo enviado do mesmo??

    desde já agradeço.

    • Guilherme disse:

      Demétrio,
      Se utiliza dessa pratica, como uma forma de facilitar a identificação dos contatos da pessoa.

      A assinatura é uma forma de deixar o e-mail registrado como seu, além de expor as formas de contato que você tem de forma simplificada.

      Um bom exemplo para o uso disso, é quando você está participando da troca de e-mail com 2 pessoas ao mesmo tempo.

  8. Adilson disse:

    Oi, quero anexar uma assinatura de email com logo da empresa. Está salva no desktop. Tento arrasta-la para a caixa de assinatura do Outlook mas não tenho sucesso. como proceder?

    • alexandre disse:

      Hospeda a imagem em um servidor ai você coloca o link do host

      • Guilherme disse:

        Correto Alexandre.
        Você deve hospedar a imagem que deseja utilizar, em um servidor externo e que esteja online, ai com o link de caminho da imagem dentro do servidor você pode utiliza-la nos e-mail sem que seja como anexo.

  9. Só passei para dizer obrigado pela dica.

  10. Carolina disse:

    E no caso de bolsista de iniciação, como coloco esta informação ?

  11. Guilherme disse:

    Olá Carolina.

    No Caso de Bolsista você pode utilizar o mesmo padrão. Trocando o nome da empresa pelo nome do programa que você participa e o cargo pelo tipo de pesquisa que realiza.

    Ou ainda manter aquelas informações do exemplo colocando o curso e universidade e ao lado dessas informações todas coloca o nome ou logo da bolsa com uma pequena descrição sobre.

    Estilo

    Nome Sobrenome———————| Nome da Bolsa ou uma logo
    Curso|Universidade|Currículo—| e um breve descrição
    Telefone:(xx)xxxx-xxxx ————| sobre o programa.
    E-mail: email@email.com ———| Podendo fazer a descrição
    Skype: idSkype ————————| com fonte menor

    [Trocar hífens por espaço]

  12. Elivaldo Neves disse:

    Olá gostaria de saber se usar apenas o sobrenome ou iniciais no email o deixa menos pessoal ou profissional? Exemplo :
    neves@provedor.com
    ebn@provedor.com

    • Guilherme disse:

      Então Elivaldo, não existe nenhum problema em relação aos tópicos que você citou.
      Mas é recomendado colocar nome e sobrenome na nomenclatura. Pois facilita para os seus contatos poderem saber te identificar de maneira mais fácil.

  13. Jenniffer disse:

    Muito boa essa dica de vocês!!
    Me ajudou bastante a criar a assinatura da minha empresa!!
    Parabéns pelo blog meninos.

  14. João Lacerda disse:

    Excelente artigo, uma dica 5 estrelas.
    Devo ter sempre atenção, uma assinatura num email é sempre um ponto muito importante para a apresentação de Marketing Digital..

    Parabéns pelo Artigo.

    João Lacerda

  15. Felipe disse:

    Uma dúvida…e ao quando trabalhamos em duas empresas, no caso, trabalho em uma e sou sócio em outra diferente, como devo proceder com a assinatura?Como colocar as duas ocupações e empresas na mesma assinatura?
    Obrigado!

  16. Lucas Holanda disse:

    Dicas bem esclarecedoras , ajudaram bastante .
    Obrigado .

  17. Anderson Pereira Cardoso disse:

    Devo colocar minhas formações técnicas e superiores em minha assinatura. Um exemplo, tenho formação técnica em Marketing e Vendas,Técnico em transações imobiliárias e curso hoje Ciências Contábeis. Como devo proceder para montar essa assinatura?

  18. Daiana Rodrigues disse:

    Dicas excelentes! Parabéns.

  19. Daiana Rodrigues disse:

    Parabéns pelas dicas. excelentes!

  20. Juliana disse:

    Olá,

    Trabalho em uma empresa com duas soluções que possuem sites proprios, ou seja, 1 empresa com 3 sites (o da propria empresa e o os 2 das soluções), twitter, facebook e linkedin para cada um… ou seja, muita informação…Como fazer uma assinatura elegante neste caso uma vez q todos os sites e mídias precisam estar na assinatura?

  21. Régis disse:

    Tem alguma ideia de quanto cobrar para desenvolver assinaturas?

  22. Priscila Machado disse:

    boa tarde
    o meu email é pessoal,mas muitas vezes eu uso para o serviço quando eu tenho alguma planilha, documento, serviço que eu faça em casa, acabo usando o meu pessoal e não da empresa que trabalho, pois eu não tenho acesso a senha e gostaria de pois uma ”assinatura” para ficar mais apresentável; Mas tenho medo que fique demais e também não tenho muitas ideias.
    oque você acha que eu podeira por.
    desde já obrigada
    Att. Priscila Machado

  23. Para criar assinaturas profissionais gratuitas usem este site:
    http://app.bybrand.io/

    Garanto que vão encontrar o que procuram.

  24. Eron Matias disse:

    Boa noite!

    Posso colocar o número do CRA no e-mail?

  25. Allan Oliveira disse:

    Não sou registrado na empresa como Engenheiro, posso informar na assinatura do e-mail a nomeclatura ENGº……..?

  26. Giulia Cerqueira Mares Esposito disse:

    No caso de estudante como preencher?

  27. julio disse:

    genial, Obrigado pela dica

  28. Arianne disse:

    Na empresa onde trabalho eu e meu patrão usamos o mesmo email, gostaria de saber se posse colocar o meu nome e o dele em uma mesma assinatura? pois na ausência de um o outro quem responde.
    Obrigada

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