6 passos para repassar seu conhecimento às gestões futuras

6 passos para repassar seu conhecimento às gestões futuras 14 de abril de 2013 Nenhum Comentário Postado por Anderson Dias

Quantas vezes você se viu em uma situação complicada e não sabia que decisão tomar? Como seria bom se alguém que já passou por aquela situação estivesse ao seu lado para orientar suas decisões, mas muitas vezes isso não é possível, ou pior, você nem faz ideia do que aconteceu na empresa nas gestões passadas, e não tem como tirar uma base para decidir o futuro.

Se isso acontece na sua EJ, está na hora de mudar, comece você a deixar o conhecimento na empresa, construa a história sobre a qual os próximos irão se basear e construir as novas gestões seguindo alguns passos.

 

Documente os processos

Os processos básicos devem estar bem documentados, para que não haja perda de informações, para que a pessoa saiba o que tem que fazer no dia-a-dia. Tendo o processo em mãos, você evita que alguns detalhes importantes sejam esquecidos, faz com que a curva de aprendizado seja menor e ajuda a minimizar os erros, já que agora existe um passo a passo ao qual pode-se recorrer a hora que for necessário, e até dá a possibilidade da próxima pessoa refinar o processo, melhorar alguns pontos da execução.

Treinamentos especiais

Aquelas habilidades básicas que temos que desenvolver: falar em público,  comportar-se em uma mesa de abertura,  controlar o tempo, e aquele conhecimento que só se adquire assumindo aquele cargo específico, como o conhecimento sobre estatuto, regimento interno, gerenciamento de projetos… procure passar todo esse conhecimento antes mesmo da gestão começar. Identifique todo o conhecimento básico que a pessoa deveria adquirir antes de assumir o cargo, monte um pequeno cronograma, procure pessoas que possam ministrar esses treinamentos e faça-os. Importante: procure não fazer todos os treinamentos em um curto espaço de tempo, um ou três dias, procure realizar no máximo dois treinamentos por semana, pois jogar muita informação ao mesmo tempo dificulta a absorção do conhecimento e o aprendizado.

Ensine a usar as  ferramentas

Sempre tem aquela ferramenta que a gente usa quase todos os dias e ajuda no nosso trabalho. Pra você, que sempre usou é fácil, mas, e se a pessoa que vai assumir o seu lugar nunca usou, ou pior, nem sabia que a ferramenta existia? Capacite os novos para que utilizem essas ferramentas, faça manuais, mostre como tudo funciona não só na teoria, mas na prática, faça um workshop e deixe a pessoa utilizar a ferramenta, fica muito mais fácil aprender praticando. Novamente, faça uma lista das ferramentas que te ajudam no trabalho, faça um cronograma de treinamento e coloque junto com os outros treinamentos citados anteriormente.

Entendendo o Por Quê?

Não basta mostrar o que tem que ser feito, deve-se entender o porquê de ser feito. Se você, por exemplo, diz apenas que todo relatório de projeto tem que ter um código, o gerente, pode esquecer de colocá-lo em alguns, ou até mesmo deixar de colocar já que não vê a importância de fazer isso. Por outro lado, se alguém explicar pra esse gerente que é através daquele código que o Adm-fin vai fazer o controle do pagamento, que a qualidade vai fazer o controle de projetos testados, tenha a certeza que todos os relatórios vão ter o código.

Repasse seus projetos

Tudo aquilo que foi construído ao longo da gestão, em termos de projetos, deve ser repassado: etapas, execução, resultados, entregas, e principalmente erros no planejamento, erros no cronograma e lições aprendidas. Isso evita que haja descontinuidade naquilo que havia sido planejado e também evita o retrabalho.

Aquela conversa franca

Fale sobre tudo o que você passou, todas as dificuldades enfrentadas e o que o novo deve esperar para o futuro. Que situações podem surgir e como contorná-las, quais dificuldades você pode enfrentar com as pessoas que vão trabalhar com você, qual o perfil de cada um e como fazer para conviver com elas. O que tem mais chance de dar errado e vai demandar mais cuidado.

Tudo isso serve para fixar o conhecimento, conhecimento esse que vai ser usado para evitar erros futuros.

 

 

Sobre - Anderson Dias

Nascido em Santo André – SP, morando atualmente em Ubá – MG, 26 anos. Graduando em Ciência da Computação na Universidade Federal de Viçosa, Diretor de Projetos na No Bugs – Empresa Júnior de Informática, Conselheiro Consultivo da CEEMPRE – Núcleo das Empresas Juniores de Viçosa e Assessor de Gestão da FEJEMG - Federação Mineira de Empresas Juniores

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