Passos simples para manter o fluxo de informações de seus projetos

Passos simples para manter o fluxo de informações de seus projetos 10 de julho de 2013 1 Comentário Postado por Anderson Dias

Quantas informações sobre nossos projetos são repassadas todos os dias? E por quantas pessoas essas informações passam? Se não soubermos gerenciar esse fluxo informativo de projetos, corremos o risco de perder tanto em rendimento, quanto em qualidade. Então, o que podemos fazer para gerir esse fluxo de informações?

Repasse dos projetos para a EJ

Toda a EJ deve estar a par do andamento dos projetos que estão sendo desenvolvidos, assim a cobrança passa a ser responsabilidade de todos, e não só isso, qualquer pessoa pode informar ao cliente o andamento de seu projeto caso seja solicitado. Para isso, você pode adotar algumas práticas:

Fazer repasses de todos os projetos no fórum
Guardar toda a documentação dos projetos tanto no arquivo físico quanto no Dropbox ou Google Drive
Em reuniões gerais, fazer um resumo dos projetos em andamento e repassar a todos os membros
Em reuniões da Diretoria, dar um repasse geral da situação dos projetos
Utilizar plataformas online para acompanhamento em tempo real (Open Project, RunRun, Ms Project, ControlaFree)

Repasse dos projetos para os clientes

O repasse sobre os projetos deve ser constante para o cliente, definindo datas específicas para mostrar parte do que foi desenvolvido e colher o feedback do mesmo, solicitando a aprovação para dar continuidade ao que está sendo feito, ou detectando os erros que devem ser corrigidos. Em termos de práticas, podemos adotar:

Agendar préviamente, reuniões quinzenais com o cliente para os repasses, feitos pela própria equipe de trabalho do projeto
No caso de consultorias, levar relatórios impressos apresentando resultados parciais

Documentação de projetos

Todo projeto demanda geração de documentos, que serão mais tarde de grande serventia, principalmente para guiar a equipe de trabalho em projetos parecidos.
Além disso, no caso de necessidade de retomar o projeto ou dar manutenção em algum produto, ter a antiga documentação é fundamental.

  • Gere relatórios parciais do projeto
  • Registre as atas das reuniões de equipe
  • Documente as lições aprendidas
  • Arquive em arquivo físico
  • Tenha os mesmos documentos em formato digital, arquivados em uma plataforma segura e de fácil acesso (Dropbox, Google Drive)

Compreender e ser compreendido

Todos os dias lidamos com diversos clientes e várias situações, mas geralmente, encontramos clientes que não sabem o que querem e tem dificuldades em passar aquilo o que precisam de nós. Outras vezes, o cliente entra em desentendimento conosco por acreditar que entende do que estamos fazendo e acaba interferindo no nosso trabalho. Tentando evitar esses tipos de problemas, podemos adotar as seguintes práticas:

  • Procurar extrair o máximo de informações do cliente no primeiro contato e apresentar várias opções para que o cliente decida o que quer
  • Dividir o projeto em etapas para melhor compreensão do cliente
  • Apresentar uma carta de serviços bem definida
  • Apresentar o escopo e o contra-escopo do projeto

Perda de informações

Como a rotatividade de membros é alta, sempre corremos o risco de perder informações sobre os nossos projetos. Para evitar essas perdas, podemos seguir alguns passos:

  • Documentar todas as informações a serem passadas para a equipe de projetos
  • Ter um Gerente de projetos acompanhando o projeto desde sua análise até sua finalização
  • Ter bem definidos os responsáveis por cada atividade
  • Em caso de troca de gestões, marcar reuniões de cogestão para o repasse das informações necessárias

 

Sobre - Anderson Dias

Nascido em Santo André – SP, morando atualmente em Ubá – MG, 26 anos. Graduando em Ciência da Computação na Universidade Federal de Viçosa, Diretor de Projetos na No Bugs – Empresa Júnior de Informática, Conselheiro Consultivo da CEEMPRE – Núcleo das Empresas Juniores de Viçosa e Assessor de Gestão da FEJEMG - Federação Mineira de Empresas Juniores

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1 Comentário

  1. Victor Michel disse:

    Isso mesmo! Seguir essas dicas é essencial!
    Parabéns, moçada! Continuem fazendo esse ótimo trabalho!

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