Aplicando o PDCA em Reuniões

pdca-reuniao 14 de janeiro de 2013 Nenhum Comentário Postado por Lucas Fonseca

A reunião de trabalho é de grande importância e sua aplicação traz grandes melhorias, porém as reuniões são uma das coisas que mais desperdiçam tempo no trabalho, e isso acontece por não terem um planejamento e execução correta. A ausência do planejamento acarreta em fracasso e improdutividade do encontro, transformando o que seria de grande ajuda em perda de tempo. As reuniões sofrem com outros problemas, entre eles a ausência de uma boa condução e de uma verificação correta dos resultados.

Para tornar as reuniões produtivas devemos ficar atentos alguns requisitos, baseando-se no método PDCA (Plan- Do – Check – Act / Planejar – Fazer – Verificar – Agir)  vamos determinar alguns passos para desenvolver e aplicar de forma correta estes encontros.

Para começar vamos planejar a reunião:
1- Elaborar pauta.
2- Definir participantes.
3- Definir data e local.
4- Definir os resultados esperados da reunião.
5- Elaborar material de apoio e estudar o material.
6- Ensaiar e ou preparar-se para a condução.
7- Agora vamos para o próximo passo, executar o que foi planejado.
8- Chegar com antecedência no local programado.
9- Verificar infra-estrutura, e testar os equipamentos no local.
10- Distribuir materiais de apoio antes do inicio da condução.
11- Combinar as regras da reunião quanto às condutas gerais.
12- Ser pontual e obedecer aos horários pré-programados.
13- Abrir a reunião com um resumo do que será discutido.
14- Definir papéis de relator (registros/ata) e cronometrista (atento aos horários).
15- Seguir a pauta, encerrando um assunto antes de iniciar outro.
16- Envolver todos os participantes, certificando que todos estão cientes das decisões.
17- Caso convenha agende a reunião seguinte.
Para termos um controle maior agora temos que verificar o que aconteceu.
18- Certificar-se de que todos os assuntos discutidos constam na ata.
19- Enviar aos interessados o mais rápido possível à ata com ações, responsáveis e
prazos.

Os passos finais envolvem o melhoramento continuo das reuniões, uma pratica que deve se destacar é identificar os pontos fracos e fortes, e agir sobre eles nas próximas reuniões.

20- Fazer uma análise critica sobre o andamento dos temas discutidos na reunião.
21- Pedir a um dos participantes que lhe dê uma opinião sobre sua condução.
22- Reiniciar todos os passos para a próxima reunião.

Use o PDCA nas suas reuniões para torná-las efetivas e produtivas, lembre que uma hora de planejamento pode representar um menor tempo de execução e um número menor de falhas. Verificar a forma como as atividades foram executadas anteriormente te propicia uma melhor perspectiva de como fazer.

Sobre - Lucas Fonseca

Graduando em Ciência da Computação na Universidade Federal de Viçosa, buscando constantemente o crescimento pessoal alinhado ao caráter.

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