Trabalho por Tarefa e a Matriz GUT

GUTcapa 5 de abril de 2014 Nenhum Comentário Postado por Lucas Fonseca

Em diversas empresas é muito comum o acúmulo de atividades, seja por falta de tempo, ou mesmo ausência de recurso humano e capital para executá-las. Esse acúmulo pode prejudicar o funcionamento da empresa ou até provocar o seu fechamento.

Para tentar sanar esse problema, é comum utilizar o “Trabalho por Tarefa” para eliminar algumas tarefas acumuladas, onde se busca executá-las em um prazo mais curto.

Essa metodologia resolve parcialmente os problemas, pois reduz a quantidade de atividades acumuladas. Mas, algumas vezes, tarefas prioritárias podem ser deixadas pra depois, e é nesses casos que a Matriz GUT entra, nos permitindo avaliar qual a ordem correta para execução das atividades.

A Matriz GUT é uma ferramenta desenvolvida para auxiliar nas tomadas de decisão, onde as atividades são listadas e categorizadas segundo três critérios: Gravidade, Urgência e Tendência. Daí o nome GUT.

Para resolver o problema do acúmulo de atividades utilizando o Trabalho por Tarefa e a Matriz GUT, basta seguir os seguintes passos:

1º Passo) Listar as atividades atrasadas
Faça uma lista de todas as atividades atrasadas.
Exemplo: Compra de matéria-prima, Capacitação da equipe de vendas, Instalação do ar-condicionado, Organização do estoque.

2º Passo) Atribuir uma nota para cada atividade listada
As notas devem ser atribuídas dentro dos três aspectos citados anteriormente: Gravidade, Urgência e Tendência, com o auxílio da tabela abaixo.

GUT1

3º Passo) Tabela de Pontuação
Depois de listar as atividades e observar suas implicações, basta criar a tabela com a pontuação de cada atividade em cada critério e descobrir seu Grau Crítico (que é dado pelo produto dos três critérios “GxUxT”).
Ex.:

GUT2

4º Passo) Ordenar as atividades

Com a tabela criada, basta organizar a ordem das atividades, colocando a de maior Grau Crítico no topo da lista e a de menor, na última posição, listando todas as atividades.
Ex.:

  1. Organização do estoque
  2. Compra de matéria-prima
  3. Capacitação da equipe de vendas
  4. Instalação do ar-condicionado

5º Passo) Executar das atividades

Agora que você tem a lista de atividades considerando sua importância, basta utilizar a metodologia de Trabalho por Tarefa, onde você reúne uma equipe de profissionais e define um tempo reduzido de execução para cada atividade. Se as atividades forem concluídas no prazo estabelecido, os profissionais podem ser beneficiados pelo seu esforço (a critério do gerente).

Essa junção de metodologias pode ser utilizada para categorizar as atividades e também para classificar os problemas enfrentados pela empresa e atacá-los de forma mais estratégica. No segundo caso,  basta substituir a lista de atividades por uma lista de problemas.

Dica: Além de ter uma visão quanto à necessidade de executar cada atividade, você também deve observar a frequência de atraso na execução das tarefas e procurar medidas preventivas, ou, caso não possa evitá-los, uma forma de minimizar seus danos.

Sobre - Lucas Fonseca

Graduando em Ciência da Computação na Universidade Federal de Viçosa, buscando constantemente o crescimento pessoal alinhado ao caráter.

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